会社を設立する際の住所としてバーチャルオフィスを利用する人も多いと思います。法人登記するためには住所が必要ですが、賃貸住宅では大家さんの許可がおりないことが多いです。
大家さんに許可を取らずに登記してしまう人も多いですが、それが嫌な人は、実家やバーチャルオフィスを利用すると思います。私も登記した時の住所はバーチャルオフィスで、その後住所を移転しました。
バーチャルオフィスのままでも特に問題はありませんが、面倒なのが転送不要の簡易書留郵便の受取です。法人の銀行口座のログイン情報資料やキャッシュカード、法人のクレジットカードですね。
私もバーチャルオフィスで法人の銀行口座を開設しました。受取がこんなに面倒だと知っていれば、事務所移転後に申し込みしたのですが、会社を作ったらとりあえず銀行口座だろということで、開設しました。
なお、楽天銀行であればバーチャルオフィスでも法人の銀行口座を開設することができます。
※ヤマトのセキュリティパックだと転送もセンター受取りもできないため、その住所で荷物が受け取れない場合、どうしようもありません。私はアメックスの法人カードの受け取りが、これで困りました。後日、ちゃんと賃貸契約した後に新住所で申込みをし直しました。相手がどこの配達業者を使うかは指定できませんからね。日本郵便なら良かったのですが・・・
簡易書留郵便の受け取り方
私が利用したバーチャルオフィスで、簡易書留郵便を受け取った時の流れを説明します。バーチャルオフィスによっては、現金書留や郵便為替、小切手などの現金価値がある物以外の書留であれば受け取ってくれる所もあります。
- バーチャルオフィスに郵便物が届く（不在通知が届く）
- 不在通知を自宅に送ってもらう（速達）
- 郵便局に電話して再配達を依頼する（自宅近くの郵便局を指定）
- 不在通知、印鑑、本人確認書類、社員証または委任状を持って郵便物を受け取りに行く
通常、再配達は同じ住所に再び届けてもらうものですが、郵便局に自ら取りに行くこともできます。郵便物は基本的にどこの郵便局でも受け取ることができます。
転送不要というのは、転居などで自動転送されるのはNGということで、他の場所で受け取れないという意味ではありません。そのため、自宅へ郵送してもらうこともできると解説していたサイトもありましたが、私が郵便局と話した時には、会社宛に届いた郵便物の場合、再配達は会社の住所へ届けるか、郵便局での受取しか扱っていないと言われました。説明の仕方が悪かっただけの可能性もありますが・・・
受け取るためには不在通知が必要ですので、バーチャルオフィスに届いた不在通知を自宅に送って貰う必要があります。速達で送ってもらうのが良いと思います。
郵便を受け取る際に、不在通知書と受け取る人の印鑑、本人確認書類（免許証など）が必要になります。
また、会社宛の郵便を個人が受け取ることになるため、社員証を持ってきてくれと言われました。ちっこい会社で社員証なんてないですよね・・・・
勤め先と受取人の名前が書かれた書類が必要とのことで、社員証がない場合は、委任状でもOKとのことでした。
委任状には以下の内容を書きます。
- 会社名＋社判
- 住所
- 郵便物の受取を以下のものに委任します。
- 受取人氏名
- 受取人住所
- 受取人電話番号
白い紙にこの6項目を書けばOKです。
あとは、指定した郵便局に郵便物を取りに行きます。郵便局は保管期間が決まっており、不在通知に保管期間が書かれていますが、最大で3日まで期限を伸ばすことができます。
やってみて思いましたが、正直かなり面倒ですね。メディア運営事業の場合、バーチャルオフィスでも困ることはありませんが、手続きや信用度を考えると安い事務所を借りた方が良いと思います。
